Bokix-teamet
- Bokför allt som rör pengar i företaget och spara ett underlag för varje händelse: faktura, kvitto eller en rad på kontoutdraget.
- Bokför löpande, till exempel en gång i veckan, i stället för allt på en gång i maj.
- Bokix har ett eget UF-konto med bara de delar ett UF-företag använder. Det är gratis i tre månader och kräver inget organisationsnummer.
Innehåll i artikeln
Ett UF-företag drivs under ett läsår, men bokföringen ska ändå vara i ordning från första kvittot till sista bokslutet. Det som gör skillnad är inte att kunna mycket om bokföring, utan att ha en vana: att aldrig låta något ligga. Här är hur ni gör det utan att det tar över hela UF-året.
Starta
- Öppna ett bankkonto för företaget
- Bokför pengarna ni startar med
Sälja
- Skriv fakturan när affären är klar
- Fota kvittona direkt
Bokföra löpande
- Bokför nya händelser
- Stäm av mot kontoutdraget
Avsluta
- Gå igenom och rätta
- Gör bokslutet enligt UF:s anvisningar
Vad behöver ett UF-företag bokföra?
Allt som rör pengar i företaget: försäljning, inköp, kostnader och betalningar. Varje händelse ska ha ett underlag, alltså något som visar vad som hänt. Det kan vara en faktura, ett kvitto eller en rad på kontoutdraget. En händelse utan underlag går inte att bokföra ordentligt, så det är underlagen ni ska vara noga med redan från början.
Vanliga händelser i ett UF-företag
De flesta UF-företag har samma handfull händelser hela året. Så här kan underlag och att-tänka-på se ut för dem:
| Händelse | Underlag | Att tänka på |
|---|---|---|
| Startkapital från de som går in i företaget | Lista över vem som betalat in vad, och kontoutdraget | Bokför insättningen på företagskontot så att startpengarna syns från dag ett. |
| Försäljning på mässa eller via Swish | Kvitto, kassalista eller Swish-rader på kontoutdraget | Skriv ner vad ni sålde och för hur mycket samma dag, inte veckor senare. |
| Faktura till en kund | Fakturan | Skriv den när affären är klar och bocka av när den är betald. |
| Inköp av material | Kvittot | Fota det direkt. Kvittot ska visa vad som köpts, inte bara summan. |
| Utlägg med privata pengar | Kvitto och en notering om vem som lagt ut | Ta reda på i förväg hur ni gör med återbetalning enligt UF:s riktlinjer. |
| Avgifter från banken | Kontoutdraget | Syns bara där, och är lätta att glömma tills det inte stämmer. |
Fem vanor som gör bokslutet enkelt
- 1
Spara varje kvitto
Fota det direkt och lägg upp det, i stället för att låta en hög växa i väskan. Ett kvitto som tappats bort går sällan att ersätta.
- 2
Bokför löpande
En gång i veckan eller efter varje mässa är bättre än allt på en gång i maj. Det är också mycket lättare att komma ihåg vad något var för en vecka sedan än för sex månader sedan.
- 3
Skriv fakturan när affären är klar
Håll ordning på vem som betalat och skicka en påminnelse när förfallodatumet passerat.
- 4
Stäm av mot banken
Gå igenom kontoutdraget och se att varje rad har en motsvarighet i bokföringen. Det är så ni hittar avgifter och betalningar ni glömt.
- 5
Kolla resultatet under året
Ser siffrorna märkliga ut är det enklare att rätta i oktober än i april.
Vanliga misstag att undvika
- Privat och företag blandas. Betala företagets saker från företagets konto. Blir det ändå ett privat utlägg, notera det direkt.
- Kvitton utan bild. Kassakvitton bleknar. Fota dem samma dag.
- Att vänta till slutet. Bokslutet blir då ett detektivarbete i stället för en genomgång.
- Bokföring utan underlag. Saknas underlaget, skriv ner vad som hände och vem som kan intyga det, så fort ni märker det.
- Glömda bankavgifter. De syns bara på kontoutdraget. Läs in det regelbundet.
Det här kan ni göra i Bokix
Bokix har ett eget UF-konto som bara innehåller de delar ett UF-företag använder:
- Fakturor: skicka på mejl och håll koll på vem som betalat.
- Kvitton: fota och lägg upp, så läser Bokix av datum, belopp och moms.
- Bokföring: BAS-kontoplanen används automatiskt, så ni behöver inte veta vilka konton som finns.
- Bank: läs in kontoutdraget så matchas raderna mot era fakturor.
- Granskning: fångar det som ser fel ut i stället för att gissa i tysthet.
- Rapporter och årsbokslut: resultat och balans, och ett sätt att stänga året när ni är klara.
Menyn är kortare än i ett vanligt företag. Offerter, projekt och lön finns inte, eftersom ett UF-företag normalt inte har anställda och säljer direkt. Ni skriver fakturan när affären är klar.
Vad kostar det?
UF-kontot är gratis i tre månader. Ni behöver inget organisationsnummer och lämnar inga betaluppgifter. Upp till fem fakturor per dygn ryms, vilket räcker gott för ett UF-företag. Alla villkor står på sidan Bokix för UF-företag.
Vanliga frågor
Måste ett UF-företag bokföra?
Bokföring och bokslut är en viktig del av UF-året, och Ung Företagsamhet har egna riktlinjer för hur det ska göras. Följ dem och fråga er UF-rådgivare om något är oklart.
Behöver vi ett organisationsnummer för att använda Bokix?
Nej. UF-kontot i Bokix kräver inget organisationsnummer och inga betaluppgifter, och det är gratis i tre månader.
Vad är ett underlag?
Ett underlag är det som visar att en händelse har skett: en faktura, ett kvitto eller en rad på kontoutdraget. Varje bokförd händelse ska ha ett.
Hur ofta ska vi bokföra?
Ju oftare desto enklare. En gång i veckan, eller efter varje mässa, är en bra vana. Då minns ni vad varje händelse var och bokslutet blir en genomgång i stället för ett detektivarbete.
Kan vi använda ett vanligt bokföringsprogram i stället?
Ja, men ett vanligt program har många delar ett UF-företag inte använder. Har er skola eller UF-rådgivare särskilda krav på programmet, följ dem.
